«Почта России» запустила сервис для оцифровки входящей бумажной корреспонденции. Теперь ее смогут доставлять адресатам в электронном виде, сообщают «Ведомости».
Письма будут направлять в центр оцифровки, где их вскроют и переведут в электронный вид. Корреспонденцию можно просто отсканировать и переслать адресату, а можно загрузить сканы во внутреннюю систему документооборота компании, если она интегрирована с IT-системами «Почты России». Для этого почта будет заключать с заказчиком соглашение о неразглашении и получит от него доверенность на получение, вскрытие и обработку писем.
Оцифровка одной страницы документа стоит от 4,8 рублей, внесение документа в систему документооборота заказчика — до 60 рублей. До конца этого года «Почта России» введет классификацию писем, чтобы получатель видел особо важные — судебное письмо или претензию клиента, например.
«Бизнес в среднем тратит около 35 000 рублей на обработку 1000 бумажных писем, сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 рублей. Сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа», — рассказал «Ведомостям» представитель почтового предприятия.
«Почта России» уже опробовала новый сервис с некоторыми госструктурами и компаниями из медицинской и строительной отраслей. Одним из первых пользователей услуги стала девелоперская группа «Самолет». С февраля по июнь 2021 года почта оцифровала около 50 000 страниц адресованной «Самолету» корреспонденции — это почти половина входящих отправлений компании. Руководитель ее управления внутреннего аудита Дмитрий Волков считает, что это позволит девелоперской группе сократить затраты на документооборот на 20%. Также благодаря этой услуге практически исключается риск несвоевременного получения почты.
Ряд экспертов издания считают, что новый сервис почты особенно пригодится компаниями, которые тесно взаимодействуют с органами власти. Получение писем в электронном виде сократит издержки на сортировку и распределение документов по подразделениям. Также это упростит отслеживание статуса рассмотрение документов. Наконец, с оцифрованными письмами сможет работать искусственный интеллект. В теории и сама почта будет экономить на транспортных издержках, связанных с доставкой корреспонденции корпоративным клиентам.
Однако у сервиса есть существенный минус — риск утечки данных. Как отметил изданию управляющий партнер экспертной группы Veta Илья Жарский, опасения хакерских атак могут препятствовать росту спроса на эту услугу. «Компании, скорее всего, не захотят внедрять в свои внутренние системы стороннюю организацию. Риски, связанные с вскрытием конфиденциальной переписки, перевешивают все реальные плюсы, которые дает новая услуга почты». По мнению Жарского, «Почте России» придется доказать заказчикам безопасность своих IT-систем и готовность к безопасной интеграции с информационными системами компаний
